سیستم سازی چیست ؟‌ مراحل، ابزار ها و نحوه پیاده سازی

در فرآیند رشد بیزینس‌های کوچک تا بزرگ، یکی از کلیدی‌ترین اقداماتی که میتوان انجام داد، سیستم سازی کسب و کار است: فرآیندهایی که باید انجام داد تا یک کسب و کار به طور اتوماتیک و با کمترین نیاز به دخالت و نظارت مدیران، اداره شده و اکثریت وظایف به طور منظم و به درستی انجام شوند. ساده‌ تر شدن و سرعت بخشیدن به کارها و در نتیجه، رضایت بیشتر کارکنان و مشتریان، نیازمند سیستمی کارآمد است که با تعریف استانداردهای مشخص، این فعالیت‌ ها را به طور یکپارچه و هماهنگ اجرا کند. اما این صحبت‌ها دقیقاً به چه معناست ؟ چطور باید یک بیزینس را سیستماتیک کرد و اصلاً چرا ؟

در این مقاله از سلز کوچینگ، به این سوالات پاسخ خواهیم داد.

تعریف و ضرورت سیستم سازی کسب و کار

به زبان ساده‌تر، سیستم سازی یک کسب و کار (Business Systemization) به تمام اقداماتی گفته میشود که در راستای اتوماتیک شدن، ساده سازی و نظم بخشیدن به کارها انجام شده و با داشتن الگوریتم و استانداردهای مناسب و مشخص، به بهره‌وری بیشتر، بهبود عملکردها و رسیدن به اهداف کسب و کار می‌انجامد.

در واقع سیستماتیک کردن یک بیزینس یعنی ایجاد چارچوب و دستورالعمل‌هایی که بسیاری از کارها را به صورت اتوماتیک یا نیمه اتوماتیک، بهینه‌سازی کرده و راندمان کار را افزایش میدهد.

به عنوان یه مدیر، چه یه بیزینس کوچک و در حال رشد داشته باشید و چه تجارتی گسترده، حتماً با چالش‌ های زیر رو به رو شده‌اید:

• مشخص نبودن وظایف و سردرگمی کارکنان در انجام کارها
• اتلاف وقت برای انجام کارهای تکراری یا غیر ضروری
• وابستگی به مدیر و افراد خاص در انجام فرآیندها و تصمیم‌گیری‌ها
• بی‌نظمی و ناهماهنگی کارکنان در صورت نبودن سیستم مشخص

سوال اینجاست که با سیستماتیک کردن کسب و کار خود، چطور میتوانید مشکلات گفته شده را مدیریت و برطرف کنید ؟

شما با تعریف مجموعه‌ای از قوانین، استانداردها، الگوریتم‌ها و الگوهایی مشخص میتوانید در هر بخش از بیزینس سیستم‌هایی را ایجاد کنید که با پیروی از دستورالعمل‌های مشخص شده، کارهای مختلف را به صورت خودکار یا نیمه خوکار انجام دهد. در این سیستم‌ها وظایف هر فرد به طور دقیق مشخص میشود و آزمون و خطا از بین میرود، کارها بر اساس برنامه و بصورت منظم، منسجم و یکپارچه پیش میروند، کارهای غیرضروری، زمان بر و تکراری بصورت اتوماتیک و با کمک فناوری انجام میشود، بی‌نظمی از بین رفته و بهره‌وری افزایش می‌یابد و شما میتوانید با برون‌سپاری کارها و خودکار کردن فرآیندها، نیاز به حضور و نظارت مدیر در هر کار کوچکی از بین میرود و شما میتوانید وقت آزاد خود را برای رشد بیشتر، ایده‌های جدیدتر و خروجی بهتر کسب و کار خود اختصاص دهید.

بیشتر بخوانید: قیف فروش (Sales Funnel) چیست ؟

از دیگر مزایای سیستم سازی بیزینس‌ها (فارق از اینکه در چه ابعاد و زمینه‌ای فعالیت میکنند) میتوان موارد زیر را نام برد:

• بهینه‌ سازی فرآیندها و کاهش هزینه
• گسترش و رشد کسب و کار
• تطبیق‌ پذیری راحت‌ تر و سریع‌ تر با بازار و ایجاد مزیت رقابتی
• افزایش رضایت شغلی کارکنان و تجربه بهتر برای مشتریان
• تخصیص و مدیریت درست منابع
• اولویت‌ بندی صحیح و راندمان بهتر

مراحل و ویژگی‌ های مهم سیستم سازی

حال که ضرورت سیستماتیک کردن یک کسب و کار را متوجه شدیم، باید بدانیم که یک سیستم مناسب چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد و چگونه میتوان آن را در ابعاد مختلف تجارت پیاده‌سازی کرد؟

• دارای استانداردهای مطابق با اهداف کسب و کار باشد و چک لیست مشخصی برای هر مرحله داشته باشد.
• در فواصل زمانی منظم اندازه‌گیری، ارزیابی و اصطلاح شود.
• از فناوری و ابزارهای مختلف برای اتوماسیون بهره ببرد.
• انعطاف‌پذیر بوده و قابلیت مقیاس‌پذیری داشته باشد.

برای انجام سیستم سازی، به طور خلاصه میتوانید مراحل زیر را انجام دهید (البته شما به عنوان مدیر/صاحب کسب و کار باید اقدامات زیر را با جزئیات هر چه تمام پیاده‌سازی کنید.)

1. ابتدا ارزش‌ها، استانداردها و اهداف بلند مدت و کوتاه مدت کسب و کار و عمل سیستم سازی را مشخص کنید و اطمینان حاصل کنید که این دو مقوله با هم هماهنگ بوده و و تعیین کنید که این استراتژی سیستماتیک کردن، چگونه میتواند در راستای رشد و توسعه بیزینس شما عمل کند.
2. وضع موجود را تحلیل کرده و از نقاط ضعف و قوت کسب و کار مطلع شوید. ساز و کارهایی که هرروزه در حال انجام هستند را پیدا کنید؛ آنها را مدل‌سازی کرده و ارتباطشان با یکدیگر را بررسی کنید. حوزه‌هایی از کسب و کارتان که احتیاج و پتانسیل سیستم سازی را دارند، شناسایی کنید؛ برای مثال فرصت‌ها، محدودیت‌ها و فرآیندهایی که درصد خطای کارکنان در آن بالا میباشد.
3. کارهای تکراری را لیست کنید. امور و  فعالیت‌های مختلف را گروهبندی و  اولویت‌بندی کرده و جایگاه و وظایف هر یک از کارکنان را شفاف‌سازی و مشخص کنید. سپس متوجه میشوید کدام بخش به نظارت و مدیریت هرروزه شما احتیاج ندارد و چه کارهایی را میتوانید برون‌‌سپاری یا اتوماتیک کنید.
4. در مرحله آخر و با تجزیه و تحلیل اطلاعات به دست آمده و مدل‌سازی‌هایی که در مراحل قبل انجام شده، میتوانید برنامه‌ای کاربردی برای سیستماتیک کردن حوزه‌های مورد نیاز ایجاد کنید. حالا که فرآیندها و ساز و کارهای هرروزه و کارها و تصمیم‌گیری‌هایی که نیازمند وجود مدیر یا کارکنان هستند مشخص شده‌اند، بقیه وظایف میتوانند خودکارسازی یا حذف شوند. برنامه عملیاتی سیستم سازی را با تمام افراد به اشتراک گذاشته و آموزش دهید.

ابزارهای سیستماتیک کردن کسب و کار

تکنولوژی فرآیند سیستماتیک کردن کسب و کارها را بسیار راحت کرده است. در هر بیزینس، امور کوچک و بزرگی وجود دارند که میتوانند بدون نیاز به دخالت کارکنان و یا با حداقل نظارت، بصورت خودکار یا نیمه اتوماتیک انجام شوند. با استفاده از نرم‌افزارها و فناوری‌های امروزه، علاوه بر اینکه میتوان این کارها را به بهترین شکل مدیریت کرد و با کمترین اتلاف وقت و انرژی به انجام رساند، بلکه میتوان در هر زمینه و مرحله‌ای، به کامل‌ترین و دقیق‌ترین شکل عملیاتی مانند مدل‌سازی، تجزیه و تحلیل، پیگیری و اتوماسیون را پیاده‌سازی کرد. در ادامه برای چند بخش ضروری در یک بیزینس، مهم‌ترین و بهترین نرم‌افزارهای مربوطه را نام برده‌ایم:

• برای مدل‌سازی فرآیندها: Bizagi Modeler و Microsoft Visio
• برای مدیریت ارتباط با مشتریان: Microsoft Dynamics 365 CRM و Zoho CRM
• برای تجزیه و تحلیل داده‌ها: Google Analytics و Microsoft Power BI
• برای اتوماسیون فرآیندها: Microsoft Power Automate و ProcessMaker
• برای مدیریت منابع و گردش‌های مالی: QuickBooks و Xero
• برای مدیریت پروژه و همکاری: Microsoft Teams و Trello

بیشتر بخوانید: اصول بازاریابی چیست ؟

چالش‌ های سیستم‌ سازی و راهکارهای آن

سیستم‌سازی کسب‌وکار می‌تواند مزایای زیادی داشته باشد، اما در مسیر پیاده‌سازی آن چالش‌هایی نیز وجود دارد. در این بخش، مهم‌ترین موانع سیستم‌سازی و راهکارهای مقابله با آن‌ها را بررسی می‌کنیم.

۱. مقاومت کارکنان در برابر تغییر

چالش:

بسیاری از کارمندان به روش‌های سنتی عادت کرده‌اند و ممکن است در برابر تغییرات و سیستم‌سازی مقاومت نشان دهند. ترس از کاهش کنترل، از دست دادن شغل یا یادگیری ابزارهای جدید می‌تواند انگیزه کارکنان را کاهش دهد.

راهکار:

• فرهنگ‌سازی تدریجی: کارکنان را در جریان مزایای سیستم‌سازی قرار دهید و به آن‌ها نشان دهید که این تغییر به نفعشان است.
• آموزش و پشتیبانی: دوره‌های آموزشی برای کارکنان برگزار کنید تا به‌راحتی با سیستم‌های جدید کار کنند.
• مشارکت کارکنان: از کارمندان بخواهید در طراحی سیستم‌ها نظر دهند تا حس مالکیت و پذیرش بیشتری داشته باشند.

۲. هزینه‌های اولیه و توجیه اقتصادی

چالش:

استفاده از نرم‌افزارهای جدید، استخدام مشاوران، و آموزش کارکنان هزینه‌بر است. برخی از مدیران نگران بازگشت سرمایه (ROI) سیستم‌سازی هستند.

راهکار:

• شروع تدریجی: به جای تغییر ناگهانی کل سیستم، ابتدا بخش‌های کوچک و مهم را سیستم‌سازی کنید.
• محاسبه ROI: ارزش افزوده سیستم‌سازی مانند کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و بهبود کیفیت را بررسی کنید.
• استفاده از ابزارهای مقرون‌به‌صرفه: از ابزارهای رایگان یا کم‌هزینه مانند Trello، Asana و Google Workspace برای شروع استفاده کنید.

۳. پیچیدگی فرآیندها و مستندسازی نادرست

چالش:

برخی از کسب‌وکارها فرآیندهای پیچیده‌ای دارند که مستندسازی و استانداردسازی آن‌ها دشوار است. بدون مستندسازی صحیح، سیستم‌سازی بی‌اثر خواهد بود.

راهکار:

• تحلیل فرآیندها: ابتدا فرآیندهای غیرضروری را حذف کنید و سپس روی مهم‌ترین بخش‌ها تمرکز کنید.
• مدل‌سازی بصری: استفاده از فلوچارت‌ها و دیاگرام‌های فرآیندی برای درک بهتر سیستم‌ها.
• استانداردسازی تدریجی: به جای مستندسازی کل سیستم یکجا، به صورت مرحله‌ای انجام دهید.

۴. عدم انتخاب ابزارهای مناسب

چالش:

برخی کسب‌وکارها ابزارهایی را انتخاب می‌کنند که با نیازهایشان سازگار نیست و این امر باعث ناکارآمدی سیستم‌سازی می‌شود.

راهکار:

• نیازسنجی دقیق: قبل از انتخاب ابزار، بررسی کنید که چه مشکلاتی را باید حل کند.
• استفاده آزمایشی: قبل از خرید یا اجرای کامل، نسخه آزمایشی ابزار را تست کنید.
• یکپارچه‌سازی سیستم‌ها: اطمینان حاصل کنید که ابزارهای جدید با سیستم‌های فعلی سازگار هستند.

۵. ناپایداری و نیاز به بهینه‌سازی مداوم

چالش:

سیستم‌های کسب‌وکار نیاز به بهینه‌سازی مداوم دارند. اگر این کار انجام نشود، سیستم ناکارآمد شده و کسب‌وکار دچار مشکلات جدیدی می‌شود.

راهکار:

• نظارت و بازبینی دوره‌ای: عملکرد سیستم‌ها را مرتباً بررسی کرده و نقاط ضعف را شناسایی کنید.
• جمع‌آوری بازخورد کارکنان و مشتریان: نظرات آن‌ها را برای بهبود سیستم دریافت کنید.
• انعطاف‌پذیری در سیستم‌سازی: سیستمی طراحی کنید که امکان تغییر و بهبود داشته باشد.

جمع بندی

روند سیستم سازی یک کسب و کار، فارغ اندازه و نوع آن بیزینس، عملیاتی است شاید پیچیده و زمانبر، اما بسیار مهم و حیاتی؛ چرا که باعث بهینه‌کردن و بهبود عملکردها شده و نظم و یکپارچگی به مجموعه میبخشد. استراتژی سیستماتیک کردن از مهم‌ترین و کارآمدترین فرآیندی است که مدیر یا صاحب یک بیزینس میتواند انجام دهد تا مقیاس‌پذیری، انعطاف‌پذیری و هماهنگی را در تجارت خود افزایش دهد. در این نوشته سعی کردیم نگاهی به این موضوع بیندازیم و ضرورت آنرا بررسی کنیم؛ اگرچه پرداختن مفصل به تمام جنبه‌ها و راهکارهای این راهبرد در یک مقاله نمیگنجد. با این حال امیدواریم که برایتان مفید بوده باشد.